档案管理制度

中国西部人才开发基金会档案管理制度

为加强中国西部人才开发基金会（以下简称“基金会”）档案管理工作，确保档案真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》等有关规定，特制定本制度。

第一章 总则

第一条 基金会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分类别、以年度为线索归档。

第二条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结束后及时交办公室人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条 办公室全面负责基金会的档案管理工作，并具体负责行政档案归档保管工作；财务部按照相关规定负责财务档案管理工作；项目部按照相关规定负责项目档案管理工作；党支部按照相关规定负责党建档案管理工作。

第二章 档案管理原则

第四条 全体工作人员应树立档案意识，凡反映基金会工作的一切有效资料和文字记录都属于基金会档案应留存的历史资料。

第五条 办公室应建立、健全归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限、责任分工和保管利用等工作要求。

第六条 办公室要主动跟踪各类档案的生成过程，主动向有关方面和人员索要相应资料。

第七条 办公室应保证档案的真实、完整，及时主动收集、整理、认定。并按照具体工作需要，准确、及时地提供档案服务。

第三章 档案的收集管理

第八条 各部门根据本部门的业务范围及当年工作任务，收集、管理好平时文档。

第九条 公文承办人员应及时将办理完毕的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门归档。

第十条 凡基金会缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。

第十一条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。

第四章 归档范围

第十二条 党建档案

包括党员材料：党员花名册、入党申请书、个人思想汇报、入党积极分子花名册；党组织关系接转情况，党员交纳党费情况一览表等；党支部工作制度，党支部换届选举的有关材料，年度工作要点或计划，年度工作总结；三会一课材料，开展主题教育活动、党日活动、民主生活会、民主评议党员等相关材料和会议记录等。

第十三条 财务档案

包括会计凭证、会计账簿、财务报告、相关票据以及其他会计核算材料。

第十四条 行政档案

包括上级主管部门及其他单位相关往来文件、基金会制定的各种文件、办公会记录及通知；以基金会名义出具的请示、报告、函复等文件；专职、兼职人员或申请来基金会工作人员的人事资料；基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等；重要的会议材料，包括会议的通知、决议、会议纪要等；基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料等。

第十五条 项目档案

包括项目的捐赠协议，项目立项审批表，项目立项审核和批准形成的材料，项目实施方案，合作协议，项目执行情况报告，项目总结报告，典型事例及案例，新闻报道、画册、著作、图片、照片和影视资料等，若项目开展了专项审计和评估，则需要将项目审计报告，项目评估报告归档。

第五章 保管期限

第十六条 各类文件的保管期限分为永久、30年、10年。

（一）保管期限为永久的档案种类：人事档案，年度财务会计报告，会计档案保管清册、销毁清册、鉴定意见书；党建资料，上级批复与来文，机构成立的所有资料，会员大会、理事会和常务理事会会议资料，品牌项目资料；

（二）保管期限为30年的档案有：机构部门内部管理制度资料；重要会议、重要项目的资料；重要机构的往来文件与合同；会计凭证和会计账簿；

（三）保管期限为10年的档案有：一般性项目的资料；一般财务会计报告和票据；中止的项目资料；其他需要保存的档案。

第六章 档案的销毁

第十七条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

第十八条 办理销毁手续，经秘书长批准，方能销毁。

第七章 档案借阅

第十九条 档案一般仅供在基金会办公室阅看，档案文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

第二十条 借阅期限不得超过两个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第二十一条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第二十二条 外单位借阅档案，应提供书面申请，经秘书长批准后方可借阅，且不得带出基金会办公室。

第八章 附则

第二十三条 本制度经基金会第四届理事会第三次会议审议通过，自2022年1月1日起执行。