档案管理制度

为积累和保存基金会建设和公益项目的历史资料,更好地运用于基金会的建设和发展,特制订本制度。

一、档案的分类

公文档案、项目档案、理事会档案、人事档案、财务档案、大事记等等。

二、公文和资料归档

(一)归档公文资料范围:理事会会议文件资料、捐赠文件资料、公募活动文件资料、公益活动文件资料、公益项目文件资料、基金会重要活动和事项文件资料、上级文件、对外联络交流文件资料、人事工作文件资料、财务工作文件资料、党组织活动文件资料等等。

(二)归档的文件资料,应当根据其相互联系、特征和保存价值分门别类进行整理归档,便于保管和查阅。。

(三)归档文件应齐全完整,并能准确反映基金会的主要活动情况。

(四)已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

()非纸质文件资料应与其文字说明一并归档。

三、档案的保管和使用

(一)由办公室设专人负责档案管理。

(二)档案应有专柜统一保管。

(三)提供档案查询便利,严格档案借阅手续,及时归还借阅档案。