项目管理制度
中国西部人才开发基金会项目管理制度
第一章 总 则
第一条 为规范中国西部人才开发基金会（以下简称“基金会”）项目的管理，确保项目运行的合法、合规、合理，实现项目的预期目标，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国公益事业捐赠法》《基金会管理条例》《慈善组织信息公开办法》等国家有关法律法规和本基金会章程，制定本制度。
第二条 本制度适用于基金会所有项目的立项、管理和执行。
第三条 本基金会项目采取“立项、审批、执行、验收评估”的管理流程。
第四条 本制度包括对项目立项、项目实施、项目资金、项目监督、项目评估、项目档案等方面的管理。
第二章 年度项目计划
第五条 每年制定年度项目计划。为提高项目实施的效率和效果，充分结合基金会发展状况，每年初由项目部制定年度项目计划。年度项目计划作为基金会年度内项目执行的基础，但并不因此而限制项目的实施和发展，随时根据需要可以立项新项目。在充分论证的基础上可由项目部对年度项目计划进行调整。
第六条 项目部申报年度项目计划通常须经过以下决策流程:项目部编制年度项目计划→基金会各部门讨论修改→分管副秘书长复核→秘书长签批→理事长圈阅。
第三章 项目立项
第七条 项目立项应遵循的基本原则是：
（一）本着公益、公开、公平、公正的原则；
（二）符合本基金会章程的有关规定；
（三）充分尊重捐赠人意愿及受助者实际需求，让捐赠者放心、使受益者满意；
（四）确定慈善受益人，应当坚持公开、公平、公正的原则，不得指定慈善组织管理人员的利害关系人作为受益人、不得指定捐赠人的利害关系人作为受益人；
（五）充分考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性，坚持项目实施效益最大化原则。
第八条 项目立项管理流程：项目立项申请——项目立项预审批——项目立项调研——项目方案设计——项目立项评估——批准项目立项。
第九条 项目立项申请。项目部提出立项申请时，必须编制规范的项目建议书。一般情况下，项目立项预审批由所属项目部门的分管副秘书长或秘书长做出决定。
第十条 经过项目立项调研、方案设计环节，最终形成《项目方案》，主要内容包括：
1.项目名称、项目内容、项目目标、意义与社会影响；
2.项目执行机构、项目执行地、项目执行周期、项目受益人和项目资助方式及标准;
3.项目经费预算;
4.项目筹资计划和项目传播方案;
5.项目执行机构的组建、项目实施和管理流程;
6.项目可持续发展性、项目风险及应对策略 ;
7.项目相关其他内容。
第十一条 项目立项评估由项目部组织，由秘书处领导、相关部门成员对《项目可行性调研报告》和《项目方案》进行论证，并形成正式的评估意见。对于重大项目，可组织专家或委托外部评估机构进行立项评估，并提出明确的评估意见或形成《项目立项评估报告》。
第十二条 项目立项评估的主要内容包括：
1.该项目与基金会发展战略、国家相关政策、社会需求的一致性；
2.本会的人、财、物等资源对该项目的支持；
3.该项目对本会资源的利用效率；
4.该项目及其机构的可持续性；
5.捐赠潜力可行性及前景分析。
第十三条 批准项目立项应填写《公益项目立项审批表》，立项需遵循项目负责人申请→项目部负责人初审→分管副秘书长审核→秘书长审批→理事长圈阅，重大项目需经理事会审批。经过项目立项的子项目，直接进入协议审批流程，项目书及预算作为协议附件进行审批。
第四章 项目实施
第十四条 通过立项的项目，由项目负责人落实《项目实施方案》的内容，组织项目实施、检查、评估及修正，及时向分管副秘书长、秘书长通报项目执行过程中发生的问题和变化，以及时寻求共同认可的解决办法和措施。
第十五条 基金会自己执行项目，项目负责人的主要职责是：
（一）执行方案和捐赠协议，并负责按协议要求督促资金及时到位；
（二）按规定合理使用项目资金，按期报告项目执行情况，落实项目的日常管理；
（三）协调项目执行中出现的重大问题，其中涉及到项目总体目标和经费预算调整等事项，须及时提出处理意见，由项目部主任报分管副秘书长按程序审批；
（四）及时向捐赠方报告项目执行情况及资金使用情况。
第十六条 基金会委托其他单位执行的项目，项目负责人的主要职责是：
（一）敦促项目执行方提出《项目实施方案》，及时签订《项目委托/合作协议》；
（二）对项目进行过程监督；
（三）协调项目执行中出现的重大问题，其中涉及到项目总体目标和经费预算调整等事项，须及时提出处理意见，由项目部主任报分管副秘书长按程序审批。
第十七条 基金会对公益项目实施全过程进行监管，包括执行项目实施方案、项目实施效果、项目受益人受益情况、项目资金使用、项目物资采购、项目资料、项目审计和评估等等。
第五章 供应商选择与管理
第十八条 基金会制订《物资采购（供应商）管理规定》具体对供应商进行选择与管理。
第十九条 项目实施需要第三方参与的，须签订合作协议，约定项目参与各方的责任、权利、利益关系等事务，规范当事人的行为，并保障本会和项目合作方、参与者的合法权益。
第二十条 供应商应为经合法登记注册的组织或具有某一方面专业技能的个人。
第二十一条 采购及供应商选择按照以下要求：
5000元以下 无需比价；
5000元-5万元 基于公开价格的三方比价；
5万元-50万元 基于针对采购需求定制化报价的三方比价 ；
50万元-100万元 竞争性谈判；
100万元以上 招标。
第二十二条 实施公益项目，应当尊重受益人、志愿者的人格尊严，不得侵害受益人、志愿者的隐私。
第二十三条 项目负责人可以动员各种资源为项目服务，包括受益人群和志愿者参与项目的规划、监督和实施，推动项目管理工作的民主化、规范化和科学化。
第六章 项目报告和信息公开
第二十四条 项目负责人应根据《项目实施方案》进行项目报告和信息公开。
第二十五条 应当按照《项目实施方案》的规定按时提交项目执行情况的报告。不能按时提交的，应该提前说明原因并通知捐赠方。
第二十六条 项目负责人应按照《项目实施方案》和有关规定要求，向捐赠人及时反馈项目实施情况，并向社会公众做好信息公开。
第七章 项目资金管理
第二十七条 基金会对项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据项目合作协议及批准的项目立项书、实施方案和年度计划，编制年度项目经费预算，经财务部、分管副秘书长、秘书长审核后，由理事长签批执行。
第二十八条 基金会依据项目合作协议条款、经费预算、项目进度、检查与验收结果，向项目实施单位拨付项目资金，项目实施单位向基金会提供合法有效的发票。
第二十九条 申请拨款前，项目负责人或项目实施单位须提交项目阶段性或总结报告，项目部会同财务部审查无误后，方可拨款。
第三十条 分管副秘书长与财务部对项目负责人及项目实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计，并向秘书长和理事长汇报项目阶段性或项目完结财务报告。
第三十一条 对未按项目计划执行的，由项目部提出终止拨款意见。对确需调整计划的项目，在调整计划得到正式批准后，才能恢复拨款。项目因故终止，项目执行方须配合基金会财务人员及时清理账目与资产，编制决算报表及资产清单。财务部负责组织项目的清查处理，并将处理意见报秘书长。项目执行单位须将项目剩余资金退回基金会。
第八章 项目风险管控
第三十二条 项目责任人要随时了解项目执行情况，发现问题及时报告，并提出相应的解决方案。
第三十三条 基金会建立项目跟踪监督机制，以检查、调研等形式及时跟踪了解项目执行进展情况和存在的问题，随时向基金会领导报告。
第三十四条 项目负责人根据项目进展情况，定期作项目进展分析报告，对项目执行效果、执行进度、财务收支进行监督，每一年度一次作项目执行情况报告，随时接受捐赠方监督。
第三十五条 基金会开展的公益项目应做好信息公开，在媒体、网络上公布，实行公开、透明的运作与社会化的监督有机结合，增强社会透明度。
第三十六条 基金会接受年度审计和专项审计监督。
第九章 项目评估与结项
第三十七条 项目部可根据项目目标、活动内容、资金预算和项目执行效果组织评估活动。项目评估从时间上可分为中期评估和终期评估，从类型上可分为内部评估和外部评估。
第三十八条 项目执行方应在项目执行期终止后3个月内向项目部提交项目总结报告，跨年度执行的项目应提交年度项目总结报告。项目执行方应对材料的真实性、可靠性负责。项目总结工作由项目部组织开展，具体方式可采用书面、现场检查评估等形式进行。项目部向分管副秘书长提交项目总结或评估报告，报捐赠方并存档备案。
第三十九条 在财务审计、项目评估或验收的基础上，对公益项目的实施进行总结，完成《中国西部人才开发基金会公益项目总结报告》，形成《结项审批表》，报理事长审批。在此基础上，形成捐方报告，向本项目的捐赠方提交《捐方报告》、《财务报告》及相关的项目材料。
第十章 项目档案管理
第四十条 项目档案是项目执行的实证，应当妥善保存，由各项目负责人牵头负责，办公室做好配合。项目档案包括项目的捐赠协议，项目可行性研究报告，项目立项审批表，项目立项审核和批准形成的材料，项目实施方案，合作协议，项目执行情况报告，项目调整和变更情况材料，项目审计报告，项目评估报告，项目验收报告，项目总结报告，项目财务总结报告，典型事例及案例，新闻报道、画册、著作、图片、照片和影视资料等。
第四十一条 自项目立项时起，同时建立项目档案，并根据项目进展做好材料归档，坚持每年进行一次分类整理，归类建档，一项一档。
第四十二条 项目资料归档要做到及时、完整、统一、规范。
第四十三条 项目实施中获得荣誉或奖励（含专著、论文、软件、数据库、鉴定证书、荣誉证书等），均应标注“中国西部人才开发基金会”和项目名称。
第四十四条 项目档案由基金会办公室负责管理，实行专人管理，明确登记，妥善保管。
第十一章 附 则
第四十五条 本制度经基金会第四届理事会第五次会议审议通过，自2023年1月1日起执行。