项目管理制度

第一章 项目立项

第一条 项目开发部负责统筹项目设计、项目筹款、项目实施、项目管理和项目宣传推广等工作。

第二条 项目立项审批程序:

一、基金会理事会每年第二次全体会议上,由秘书处提交包括下一年度项目开发和实施内容的《公益项目工作计划》。

二、根据理事会通过的《公益项目工作计划》,项目开发部负责编制《年度公益项目开发和实施计划》,报主管秘书长。

三、新项目的立项,需由项目开发部组织编写《项目可行性研究报告》,主要内容应包括:项目概要、对问题或需求的说明、项目介绍、经费预算、执行机构介绍、报告结论等。持续性项目的实施,无须再编写《项目可行性研究报告》,按项目实施方案实施即可。

四、一般项目的可行性研究报告需得到捐赠方认可后方可立项。重大项目的可行性研究报告应提交理事会讨论或召开专家论证会议讨论,讨论通过后方可立项。

五、对于《年度公益项目开发和实施计划》外提出的项目,经主管秘书长同意后,由项目开发部组织编写可行性研究报告,按上述程序报经理事长批准后立项。

六、特殊情况下,经理事长或省部级以上领导批准同意,并得到捐赠方认可的项目,也可立项实施。

第二章 项目实施

第三条 基金会为项目执行单位的项目,实行项目管理责任制,项目责任人的主要职责是:

一、执行方案和捐赠协议,并负责按协议要求督促资金及时到位;

二、按规定合理使用项目资金,按期报告项目执行情况,落实项目的日常管理;

三、协调项目执行中出现的重大问题,其中涉及到项目总体目标和经费预算调整等事项,须及时提出处理意见,由项目开发部主任报主管秘书长按程序审批;

四、及时向捐赠方报告项目执行情况及资金使用情况。

第四条 基金会委托其他单位执行的项目,实行项目主管负责制。项目主管的主要职责是:

一、敦促项目执行单位提出《项目实施方案》,及时签订《项目委托/合作协议》或应有往来正式函件确认;

二、对项目进行过程监督;

三、协调项目执行中出现的重大问题,其中涉及到项目总体目标和经费预算调整等事项,须及时提出处理意见,由项目开发部主任报主管秘书长按程序审批;

第五条 根据项目实施期限,实行项目执行情况报告制度。项目主管应不定期提交项目执行情况简报、新闻媒体宣传报道等,由项目开发部主任报主管秘书长,重大项目应由秘书长向理事长报告。

第三章 项目经费管理

第六条 项目经费预算一经审定必须严格执行,确有必要调整时,应按规定程序重新上报审批。项目开发部须根据项目经费预算控制经费支出,严格按照有关规定使用项目经费。

第七条 对未按项目计划执行的,由项目开发部提出中止拨款意见。对确需调整计划的项目,在调整计划得到正式批准后,才能恢复拨款。项目因故终止,项目执行单位须配合基金会财务人员及时清理账目与资产,编制决算报表及资产清单。基金管理部负责组织项目的清查处理,并将处理意见报理事会。项目执行单位须将项目剩余资金退回基金会。

第四章 项目总结与评估

第八条 项目执行单位应在项目执行期终止后3个月内向项目开发部提交项目总结与评估材料,项目执行单位应对材料的真实性、可靠性负责。项目总结工作由项目开发部组织开展,具体方式可采用书面、现场检查评估等形式进行。

第九条 项目开发部向主管秘书长提交项目总结或评估报告,报捐赠方并存档备案。

第五章 附则

第十条 本办法的解释权及修改权为中国西部人才开发基金会。

第十一条 本办法自公布之日起生效。